Manajemen waktu dalam masyarakat modern. Mengapa orang tidak punya cukup waktu dan bagaimana belajar untuk mengikuti segalanya. Aturan dasar untuk pengelolaan sumber daya sementara yang efektif. Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengontrol jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, mengelolanya dengan bijak, menganalisis efektivitas pekerjaan Anda, dan menemukan sumber daya tambahan, sehingga meningkatkan produktivitas. Keterampilan seperti itu memberi seseorang kesempatan tidak hanya untuk mengikuti kegiatan yang direncanakan, tetapi untuk melakukannya secara efisien dan bersenang-senang. Ilmu yang mempelajari proses perencanaan dan pengelolaan sumber daya waktu sendiri atau orang lain disebut manajemen waktu.
Perlunya manajemen waktu
Masalah manajemen waktu di tingkat negara bagian muncul dan mulai dipelajari secara serius di Rusia pada tahun 1920-an. Berbagai teori dan metode untuk meningkatkan efisiensi aktivitas diusulkan, termasuk dengan mengatur efektivitas pribadi setiap individu.
Pada tahun 70-an abad kedua puluh, gagasan diperkenalkan bahwa sistem manajemen waktu pribadi harus didasarkan pada pemikiran efektif individu, yang perlu dikembangkan. Hanya pada tahun 2007, sebuah departemen manajemen waktu muncul di salah satu universitas Moskow. Di satu sisi, waktu bukanlah sumber daya yang tidak terbatas, sehingga tidak mengherankan jika kita sering kekurangan waktu. Tetapi, di sisi lain, untuk semua orang dalam sehari, jumlah waktunya adalah sama. Jadi mengapa, dengan biaya yang sama, beberapa berhasil melakukan lebih banyak daripada yang lain, dan, sebagai hasilnya, mendapatkan hasil yang lebih tinggi? Ini bukan tentang jumlah jam, tetapi efisiensi penggunaannya.
Banyak orang keliru dalam berpikir bahwa manajemen waktu diperlukan hanya untuk manajer di tempat kerja dan orang-orang yang secara patologis tidak melakukan apa-apa. Faktanya, setiap orang harus belajar seni mengatur waktu agar sukses tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam kehidupan. Tugas manajemen waktu bukanlah untuk mengarahkan Anda ke dalam semacam kerangka kerja. Sebaliknya, perencanaan memungkinkan Anda untuk memperluas kerangka kerja ini, karena Anda sendiri tidak memperhatikan berapa banyak waktu, jika dihabiskan dengan benar, dapat dibebaskan. Untuk menguasai ilmu manajemen waktu, dibutuhkan beberapa minggu bagi seseorang, dan berbulan-bulan bagi orang lain. Itu semua tergantung pada beberapa faktor:
- Kekuatan kemauan … Tanpa sifat karakter ini, pada prinsipnya sulit untuk mencapai hasil apa pun. Karena itu, jika sesuatu tidak berhasil pertama kali, tidak perlu menyerah. Anda perlu mencari tahu mengapa itu tidak berhasil dan melakukannya lagi.
- Keterampilan perencanaan sebelumnya … Jika seseorang mengetahui bagaimana merencanakan beberapa tindakannya, misalnya berbelanja, rekreasi, mengadakan acara, maka ia harus terbiasa dengan prinsip-prinsip dasar perencanaan. Dalam hal ini, akan lebih mudah baginya untuk belajar mengatur waktu daripada seseorang yang hidup dadakan sepanjang hidupnya. Namun demikian, tidak ada yang tidak mungkin bagi orang-orang kategori kedua, hanya saja mungkin butuh waktu sedikit lebih lama.
- Mendukung … Seberapa sering seseorang melakukan sesuatu untuk perusahaan: mulai atau berhenti merokok, pergi ke gym, menghadiri acara apa pun. Sangat penting untuk mendapat dukungan dari orang-orang terkasih. Oleh karena itu, jika seluruh tim atau seluruh keluarga mengambil keputusan untuk memahami seni manajemen waktu, maka hasilnya akan lebih cepat tercapai.
Tabu ketika merencanakan waktumu
Sebelum belajar bagaimana mengatur waktu Anda, Anda perlu menganalisis apa yang dibutuhkan 24 jam. Setelah menulis setidaknya satu hari Anda dalam hitungan jam dan menit, Anda dapat melihat bahwa sebagian besar sumber daya berharga terbuang sia-sia.
Mari kita pertimbangkan tabu utama dalam manajemen waktu:
- Tidur panjang … Anda tidak dapat pergi ke mana pun - Anda perlu tidur sehingga Anda memiliki kekuatan untuk menghabiskan sisa waktu secara efektif. Tidur yang sehat adalah 8 jam. Tapi tidur sebelum makan siang adalah manajemen waktu yang tidak bijaksana.
- Percakapan telepon … Telepon menghemat dan membuang waktu Anda. Di satu sisi, informasi dapat diterima atau dikirimkan lebih cepat. Tapi, di sisi lain, omong kosong terkadang menghabiskan sebagian besar hari.
- Menonton TV dan bermain game … Tentu saja, Anda perlu istirahat, dan semua orang memahami arti kata ini dengan caranya sendiri. Tetapi menonton seri berikutnya atau "penembak" baru tidak akan dapat mengisi daya dengan kekuatan baru, juga tidak berguna.
- Kebiasaan buruk … Orang dengan kebiasaan tidak sehat seperti merokok membutuhkan banyak waktu di siang hari untuk istirahat merokok. Tampaknya minum secangkir kopi atau merokok adalah masalah 2-3 menit, tetapi hari kita terdiri dari menit-menit ini.
Setiap orang dapat menemukan beberapa poin lagi dalam rutinitas mereka, di mana mereka menghabiskan waktu mereka, dan mencoba menghapusnya dari kehidupan mereka, atau setidaknya menguranginya. Semakin cepat seseorang memahami hal ini, semakin cepat dia belajar menghargai dan menghabiskan waktunya dengan bijak.
Nasihat! Tidak perlu menyesali waktu yang telah berlalu. Ini adalah latihan yang sama sekali tidak berguna, karena tidak akan kembali. Lebih baik belajar dari sekarang untuk tidak membiarkan pemborosan yang tidak berguna.
Fitur manajemen waktu mengajar
Ada berbagai teknik yang mengajarkan dasar-dasar manajemen waktu. Banyak informasi tematik tentang masalah ini dapat ditemukan di Internet. Tapi lebih baik bila seorang profesional akan berbagi rahasia dengan Anda. Meningkatnya permintaan untuk studi masalah ini menciptakan pasokan. Dan hari ini di negara kita, literatur dicetak dalam jumlah besar dan berbagai pelatihan manajemen waktu diadakan.
Pelatihan adalah salah satu metode pengajaran yang memungkinkan Anda memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan melalui pelatihan praktis langsung. Keuntungannya yang besar adalah bahwa siswa tidak hanya merasakan informasi yang dinyatakan, tetapi dapat segera menerapkan pengetahuan yang diperoleh dalam praktik. Ada komunikasi langsung dengan pelatih dan dengan sekelompok orang yang berpikiran sama.
Terlepas dari kenyataan bahwa prinsip-prinsip dasar manajemen waktu adalah sama, pelatihan dapat disusun dengan cara yang berbeda. Setiap pelatih menentukan sendiri bagaimana akan lebih mudah baginya untuk menyampaikan pengalamannya kepada audiens yang terlatih. Kelas manajemen waktu menawarkan sejumlah aturan atau kegiatan yang harus diikuti untuk membantu mengembangkan kemampuan mengelola waktu.
Tetapi Anda perlu memahami bahwa perjalanan ke pelatihan itu sendiri, bahkan jika itu dilakukan oleh spesialis yang berkualifikasi tinggi, tanpa upaya dari pihaknya tidak akan berguna. Perencanaan, membagi rencana menjadi penting dan tidak begitu penting, mendesak dan tertunda - semua ini harus dilakukan sendiri.
Cara lain yang lebih mudah diakses untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana mengatur hidup dan waktu adalah literatur khusus. Banyak buku telah ditulis tentang topik ini oleh penulis asing dan domestik. Banyak dari mereka adalah pelatih utama, sehingga Anda dapat membiasakan diri dengan materi sebelum mengikuti pelatihan yang relevan. Keuntungan dari buku selama sesi pelatihan adalah harga yang lebih rendah, kemampuan untuk membacanya pada waktu yang tepat dan membacanya kembali, membuat catatan.
Buku-buku populer di tahun 2016 yang memberi tahu Anda cara mengatur waktu secara efektif adalah:
- "Konsentrasi maksimum". Ditulis oleh Lucy Joe Palladino;
- "Cara mudah untuk berhenti menunda-nunda." Ditulis oleh Neil Fiore;
- "Muse dan Binatang". Ditulis oleh Yana Frank;
- “Esensialisme”. Ditulis oleh Greg McKeon;
- "Cara mengatur segala sesuatunya." Ditulis oleh David Allen;
- Perjalanan Waktu. Penulis Gleb Arkhangelsky;
- “365 hari orang yang kreatif.buku harian". Ditulis oleh Yana Frank;
- "Tahun yang baik. Mingguan pemasar". Dikirim oleh Igor Mann;
- “Cara bekerja 4 jam seminggu”. Ditulis oleh Tim Ferris;
- "Seni Menjaga". Ditulis oleh Alan Lacain.
Aturan dasar untuk manajemen waktu yang efektif
Jika seseorang mengambil langkah pertama, melihat masalah perencanaan waktunya yang tidak tepat dan ingin menyelesaikannya dalam waktu dekat, maka perlu memahami beberapa rahasia manajemen waktu. Panduan berikut akan memandu Anda tentang cara mengatur waktu dengan benar.
Eliminasi "kasus-parasit"
Tantangannya adalah menganalisis hari Anda, menjadwalkannya sedetail mungkin. Penting untuk menuliskan tidak hanya perbuatan bermanfaat yang telah diselesaikan. Ini juga harus mencakup relaksasi, komunikasi, dan kegiatan lainnya. Sekarang Anda perlu menandai titik-titik yang dapat menghemat waktu tanpa kerusakan apa pun. Ini adalah "kasus parasit" yang mencuri menit berharga. Untuk mengecualikan semua aktivitas yang tidak berguna, Anda perlu menganalisis lebih dari satu hari Anda, tetapi hasilnya tidak akan lama datang. Menghabiskan satu minggu di daftar tugas Anda dapat menghemat lebih banyak waktu di masa depan dengan memotong hal-hal yang tidak perlu dari jadwal Anda.
Menjadwalkan jadwal
Dengan menghilangkan "kasus parasit" dari jadwal Anda, Anda dapat memulai perencanaan waktu yang rasional. Orang-orang sukses terus-menerus merencanakan waktu mereka, sehingga meningkatkan produktivitas kegiatan mereka.
Perencanaan tidak harus dilakukan di kepala Anda, tetapi di atas kertas. Tidak masalah apakah itu buku harian bersampul kulit atau selembar kertas sederhana. Hal ini diperlukan untuk menulis kasus dalam urutan kepentingannya. Jika tugas baru muncul di siang hari, itu juga harus ditulis ke dalam rencana Anda, dengan mempertimbangkan prioritas dalam kaitannya dengan yang direncanakan sebelumnya. Kasus yang sudah selesai harus dihapus dari daftar. Ini memberi kekuatan dan merangsang aktivitas yang bermanfaat.
Perencanaan harus dari lebih ke lebih sedikit. Dari rencana untuk tahun ini, pindah dengan lancar ke rencana untuk setiap hari. Tenggat waktu khusus harus ditetapkan untuk setiap tugas.
Dalam pelatihan manajemen waktu, pelatih sering merekomendasikan menggambar pohon sebagai perwujudan dari tujuan besar utama. Cabang-cabang yang memanjang darinya adalah tugas-tugas kecil yang perlu diselesaikan dalam perjalanan untuk mencapainya. Setiap cabang dapat bercabang berkali-kali sampai tugas dibagi menjadi yang kecil, jelas dan dapat dimengerti. Tentu saja, tidak perlu menggambar pohon saat merencanakan setiap hari, tetapi memvisualisasikan rencana Anda sangat berharga. Ada aturan 10/90 dalam manajemen waktu. Ini diungkapkan sebagai berikut: 10% dari waktu yang Anda habiskan untuk menjadwalkan tugas akan menghemat 90% dari waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Membangun kemauan
Tidaklah cukup untuk belajar bagaimana merencanakan waktu Anda dengan benar. Hal ini diperlukan untuk mengikuti rencana yang digariskan. Tetapi sering terjadi bahwa di pagi hari Anda bangun dengan kepala sakit dan tidak ingin berolahraga; pulang kerja lelah dan tidak pergi ke kursus; film favorit Anda ada di TV, dan Anda telah menjadwal ulang janji temu. Mengatur hari Anda dimulai dengan mengatur diri sendiri. Jika pada awalnya sulit untuk mengorbankan menonton acara favorit Anda, Anda dapat menontonnya dengan meletakkan TV di dapur dan memasak makan malam saat ini. Jika Anda tidak ingin melakukan lari yang direncanakan di pagi hari di tengah hujan gerimis, Anda dapat membawa pemutar musik dan suasana hati Anda akan meningkat. Tidak perlu meninggalkan kasus yang direncanakan, ada baiknya mencari kompromi dan memenuhinya dengan senang hati.
Prioritas
Bagian tersulit dari seni mengatur waktu Anda adalah memprioritaskan dengan benar, menyoroti tujuan utama dan tujuan sekunder. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur tugas dalam daftar dengan benar.
Setelah mengidentifikasi tugas-tugas utama, perlu untuk menganalisis konsekuensi apa yang akan terjadi jika mereka selesai atau tidak selesai tepat waktu. Jika Anda menyoroti hal utama dengan benar, maka Anda dapat melihat bahwa pelanggaran tenggat waktu untuk pelaksanaan tugas utama akan memiliki konsekuensi serius.
Hal-hal yang paling penting dan sulit paling baik dilakukan di pagi hari. Selama jam-jam ini otak beristirahat, kesadaran jernih, perhatian terkonsentrasi secara maksimal. Ada situasi ketika lebih sedikit waktu yang direncanakan untuk menyelesaikan tugas daripada yang sebenarnya dihabiskan untuk alasan di luar kendali seseorang. Karena itu, jika Anda merencanakan hal-hal penting untuk sore hari, itu mungkin tidak selesai tepat waktu, akibatnya konsekuensi serius akan terjadi.
Semua kasus dapat secara kondisional dibagi menjadi empat kelompok: mendesak dan penting; penting tetapi tidak mendesak; mendesak tetapi tidak penting; tidak mendesak dan tidak terlalu penting. Disarankan untuk memasukkan hal-hal ke dalam buku harian Anda dengan urutan sebagai berikut:
- penting dan mendesak;
- mendesak tetapi kurang penting;
- penting tetapi tidak mendesak;
- lainnya.
Menurut salah satu aturan manajemen waktu (aturan Pareto 20/80), prioritas yang benar dapat menghemat hingga 80% sumber daya. Diformulasikan sebagai berikut: 20% kegiatan dihabiskan untuk tugas utama, membawa 80% efektivitas; pada gilirannya, 80% dari aktivitas yang dihabiskan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang tidak signifikan hanya akan menghasilkan 20% dari hasil. Ini sekali lagi menunjukkan bahwa perlu untuk dapat menyoroti yang penting dan membuang yang tidak perlu.
Penentuan masa kerja
Untuk mengembangkan kemampuan mengatur waktu, Anda perlu menetapkan tenggat waktu yang jelas untuk setiap tugas. Jika tidak, itu dapat ditunda tanpa batas waktu. Memiliki tenggat waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas, seseorang berusaha untuk tepat waktu. Hal ini dibuktikan dengan peningkatan produktivitas siswa sehari sebelum sesi, contoh ini sering diberikan saat sesi pelatihan. Kadang-kadang berguna untuk menetapkan tenggat waktu seperti itu sendiri untuk berkonsentrasi sebanyak mungkin pada penyelesaian tugas, untuk memobilisasi semua potensi Anda. Jangan terlalu sering menggunakan eksperimen dengan tenggat waktu. Hal ini dapat menyebabkan overstrain, kehilangan kekuatan dan konsekuensi negatif lainnya. Pada gilirannya, melakukan pekerjaan apa adanya akan membantu tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga energi. Jika semua kesulitan kecil yang muncul dalam perjalanan ke tujuan utama diselesaikan saat mereka datang, maka mereka tidak punya waktu untuk berubah menjadi bola salju masalah yang tidak terpecahkan. Jika semua tugas telah selesai, tetapi kekuatan dan waktu memungkinkan Anda untuk mengatasi tugas tambahan, maka tidak perlu menundanya. Setelah menyelesaikan tugas hari ini, dijadwalkan untuk besok, seseorang akan yakin bahwa dia akan punya waktu untuk menyelesaikan semua kegiatan yang direncanakan untuk hari berikutnya. Anda tidak boleh menunda penyelesaian kasus yang dimulai hari ini dan tidak selesai dalam tenggat waktu yang ditentukan untuk diri Anda sendiri. Tugas apa pun diselesaikan lebih cepat, selama Anda fokus padanya. Dengan menunda penyelesaian pekerjaan sampai besok, seseorang memaksa dirinya untuk menyetel ulang dan fokus padanya, dan ini memakan waktu.
Delegasi dan otomatisasi
Tidak perlu takut membantu. Apalagi, jika ada kesempatan untuk mempercayakan pelaksanaan tugas apa pun kepada orang lain, itu harus digunakan. Tidak selalu hasil yang baik dapat dicapai hanya dengan usaha Anda sendiri. Lebih menguntungkan menghabiskan waktu mengajari orang lain tugas tertentu sekali, daripada terus-menerus melakukannya sendiri. Apalagi jika tidak termasuk dalam kategori yang utama. Dengan demikian, waktu luang dapat dihabiskan untuk tugas-tugas yang lebih penting.
Otomatisasi proses tertentu memainkan peran yang sama pentingnya dalam proses manajemen waktu yang efektif: penyortiran otomatis pemberitahuan email, pembayaran reguler otomatis, dan sebagainya. Apa pun yang dapat bekerja tanpa partisipasi Anda menghemat waktu tambahan.
Istirahat penuh
Anda perlu merencanakan tidak hanya waktu kerja Anda, tetapi juga istirahat Anda. Selain itu, banyak ahli merekomendasikan mulai dari titik ini untuk mulai mengisi buku harian Anda. Tanpa istirahat yang cukup, seseorang tidak dapat bekerja secara produktif, sehingga komponen kesuksesan ini tidak boleh dilupakan.
Beberapa orang, dalam upaya untuk tepat waktu sebanyak mungkin, dengan sengaja menyangkal semua kesenangan, mencoba menghabiskan setiap menit untuk bisnis. Akibatnya, produktivitas turun karena orang yang lelah tidak dapat berkonsentrasi dan membuat keputusan yang cepat dan bijaksana.
Istirahat harus lengkap. Saat menghabiskan waktu bersama keluarga atau teman, Anda perlu menikmati komunikasi, dan tidak memikirkan skema bisnis baru atau rencana untuk bertemu dengan pasangan di kepala Anda. Dan ini tidak akan membantu penyebabnya, dan itu akan memicu ketidakpuasan orang-orang dekat. Cara mengatur waktu - tonton videonya:
Kemampuan mengatur waktu memungkinkan seseorang menjadi sukses dan bahagia. Oleh karena itu, tidak akan berlebihan untuk memahami seni ini tidak hanya untuk kepala, tetapi juga untuk ibu rumah tangga. Dalam sumber yang berbeda, Anda dapat menghitung jumlah metode, teknik, dan aturan yang berbeda untuk manajemen waktu yang efektif, tetapi semuanya bermuara pada prinsip yang sama: perencanaan dan prioritas yang kompeten. Setelah menguasai dasar-dasar ilmu ini, setiap orang akan dapat merumuskan aturannya sendiri tentang bagaimana mengatur hidup dan waktu.
