Aspek utama komunikasi interpersonal formal, standarnya dan area penerapannya. Varietas dan aturan khusus yang membatasi jenis interaksi ini. Komunikasi interpersonal formal adalah jenis interaksi antara orang-orang yang diterima dalam masyarakat dan digunakan untuk orang asing atau kenalan yang percakapannya tidak mendalami ke tingkat emosional dan murni bersifat informasional. Dibatasi oleh aturan perilaku dan etiket, yang secara umum diterima dan mengikat.
Deskripsi komunikasi interpersonal formal
Komunikasi adalah jenis interaksi yang paling penting antara individu, yang tanpanya sangat sulit untuk membayangkan keberadaan dan pertumbuhan pribadi. Hal ini penting dalam semua aspek kehidupan manusia. Tergantung di mana seseorang berkomunikasi, dua jenis utama dapat dibedakan: formal dan informal. Perbedaan utama antara yang pertama adalah adanya banyak sikap yang berbeda, yang membatasi seseorang dalam penilaian dan menunjukkan kerangka kerja tertentu yang tidak dapat dilintasi.
Nama lain untuk komunikasi formal adalah berbasis peran. Artinya, peran tertentu dalam masyarakat diperhitungkan, yang mengatur hubungan dan etika perilaku antara dua orang. Setiap individu memiliki jejak khas masyarakat tempat orang tersebut dibesarkan, kondisi di mana dia berada saat ini, dan kekuatan yang diberikan kepadanya. Dia melakukan semacam peran dalam kaitannya dengan lawan bicaranya dan menempati posisi yang membutuhkan sikap yang tepat terhadap dirinya sendiri. Itulah sebabnya kita dapat mengatakan bahwa jenis komunikasi formal dilakukan dalam peran yang ditentukan untuk semua orang.
Misalnya, seseorang bekerja di posisi tinggi dan berkomunikasi dengan bawahannya sebagai atasan, mengharuskan dia untuk memenuhi tugas pekerjaannya. Di sini Anda perlu memperlakukannya dengan hormat dan mendengarkan pendapatnya tanpa bertanya. Katakanlah seorang bawahan tinggal di sebelah orang ini dan sering bertemu dengannya di dekat pagar, mendiskusikan bibit, cuaca, dan bahkan rekreasi umum. Pilihan kedua akan terbatas pada komunikasi interpersonal informal, dari mana peran bos dan karyawan dihilangkan. Tanpa topeng ini, mereka benar-benar setara dalam percakapan.
Itulah sebabnya dapat dikatakan bahwa komunikasi interpersonal formal mengatur hubungan bisnis, yang dipengaruhi oleh sejumlah faktor birokrasi. Itu sangat terbatas dan mematuhi sejumlah aturan dan peraturan dan standar yang diterima yang harus dipatuhi.
Perbedaan dari komunikasi informal
Komunikasi adalah proses yang agak beragam, dan dalam setiap kasus itu berbeda dari yang serupa, sehingga beberapa nuansa harus disorot. Mereka mewakili perbedaan utama antara dua jenis interaksi yang paling sering digunakan dalam masyarakat. Pertimbangkan fitur komunikasi formal:
- Target … Setiap percakapan formal, apa pun itu, memiliki tujuan tertentu, yang mengurangi komunikasi. Artinya, mereka ingin menerima beberapa informasi yang berguna dari seseorang, atau mereka perlu menyampaikan sesuatu yang penting kepadanya. Dalam kedua kasus, percakapan terbatas pada tujuan ini dan tidak boleh beralih ke aspek lain. Jika percakapan formal tidak memiliki tujuan khusus untuk itu dilakukan, maka itu tidak bisa lagi disebut seperti itu. Komunikasi formal adalah alat yang mereka gunakan untuk memenuhi kebutuhan kerja mereka atau memecahkan masalah sehari-hari. Jika tidak ada kebutuhan untuk hasil akhir dari percakapan seperti itu, itu bahkan tidak muncul. Itulah mengapa tujuan adalah atribut terpenting dari komunikasi interpersonal formal.
- Isi … Apa yang dibicarakan orang selama percakapan formal juga memainkan peran besar. Ini harus menjadi percakapan yang jelas yang menjelaskan beberapa poin kerja untuk satu atau dua lawan bicara. Bergantung pada tujuan spesifik, isinya harus terkait dengan pekerjaan atau hubungan di mana orang-orang berada. Diskusi harus mencakup aspek-aspek spesifik dari pekerjaan. Pertanyaannya singkat, dan jawabannya singkat dan bermakna. Tidak ada tempat untuk humor yang cerah atau keadaan cerah lainnya. Percakapan informasi yang sangat kering, yang harus bermanfaat bagi satu atau semua lawan bicara.
- Status … Perlu diperhitungkan dalam komunikasi interpersonal formal. Seseorang harus membedakan dan memahami peran lawan bicara dan, tergantung padanya, membangun sikapnya, menyamakan statusnya sendiri. Hal ini diatur oleh aturan perilaku yang diterima secara umum, etika komunikasi dan hubungan kerja. Artinya, perlakuan hormat dan sopan adalah wajib, yang tidak memungkinkan seseorang untuk mengungkapkan pendapatnya sendiri, tetapi hanya berfungsi sebagai topeng untuk mendapatkan informasi atau layanan yang diperlukan.
- emosionalitas … Salah satu perbedaan terpenting antara jenis komunikasi interpersonal formal dan informal adalah komponen emosional dalam percakapan. Untuk yang pertama, ini sama sekali tidak seperti biasanya. Ekspresi ekspresi wajah atau dengan bantuan kata-kata dari sikap subjektif Anda terhadap seseorang atau faktor lain sama sekali tidak dapat diterima dalam komunikasi formal.
Macam-macam komunikasi formal dan ciri-cirinya
Komunikasi formal cukup monoton, dan jarang menonjolkan perbedaan spesifik dalam satu atau lain bentuk. Paling sering diklasifikasikan berdasarkan ruang lingkup. Tergantung pada siapa orang tersebut berinteraksi dan apa yang ingin dia capai dari percakapan tertentu, tiga bentuk komunikasi formal dapat dibedakan.
Bermain peran
Ini sebenarnya komunikasi, aturan yang ditentukan oleh kondisi. Pada saat tertentu, seseorang memainkan perannya, dan dalam hubungannya dengan itu, interaksinya dengan orang lain dibangun.
Misalnya, jika seorang wanita adalah seorang ahli kecantikan atau konsultan dan berkomunikasi dengan klien di tempat kerja, dia akan menggunakan bahasa profesional, tetap sopan, sopan, tersenyum dan melakukan pekerjaannya. Bahkan jika dia tidak terlalu menyukai lawan bicaranya, dia dipaksa untuk tersenyum dan terlihat ramah, karena dia berkewajiban untuk ini dengan perannya yang tampil.
Komunikasi berbasis peran dirancang untuk tetap mempertahankan respons emosional yang sangat tidak diinginkan. Selain itu, dengan membangun template yang tepat untuk berinteraksi dengan orang (misalnya, pelanggan), Anda dapat mencapai hasil profesional yang baik.
Sikap ramah dan bersahabat akan mempengaruhi kehadiran salon/toko/pasar dan meningkatkan kinerja pemasaran. Jadi, kita dapat mengatakan bahwa komunikasi formal berbasis peran adalah alat unik yang, di tangan yang terampil, berubah menjadi sarana yang ampuh untuk mencapai tujuan Anda sendiri.
Bisnis
Jenis komunikasi formal ini terdiri dari diskusi ketat tentang fakta-fakta yang berhubungan dengan tujuan bersama. Hanya data kering yang digunakan, yang harus dikomunikasikan kepada lawan bicara. Tujuan komunikasi bisnis selalu sama - manfaat materi atau profesional, yang dicapai dengan berinteraksi dengan orang lain yang bekerja di bidang yang sama. Seringkali, komunikasi bisnis disajikan dalam bentuk negosiasi, di mana semua pertanyaan yang menarik bagi para pihak didistribusikan secara singkat dan poin demi poin. Sebenarnya, dengan bantuan mereka, kenalan informasi yang terperinci dilakukan. Data ditransfer dari satu orang ke orang lain, sementara itu dikompresi semaksimal mungkin hingga batas kepentingan dan nilai setiap proposal. Misalnya, seseorang bekerja untuk sebuah perusahaan besar dan harus menginstruksikan bawahannya tentang sebuah proyek baru. Artinya, dalam bahasa bisnis, dia akan menjelaskan semua yang disediakan dalam kasus seperti itu. Penyajian pemikirannya sesingkat mungkin, perbandingan dan penyimpangan komik tidak khas.
Fungsional
Digunakan untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam kehidupan rutin dan interaksi minimal dengan orang-orang. Artinya, dalam setiap kasus individu, ia memiliki fungsinya sendiri. Begitu terpenuhi, komunikasi dengan orang ini berhenti.
Pada saat yang sama, tidak ada status khusus yang menentukan kesetaraan lawan bicara. Kemungkinan pertemuan masa depan yang telah direncanakan sebelumnya juga dikecualikan.
Contoh paling mencolok adalah percakapan kedua di lift "Kamu di lantai berapa?" atau di bus "Pass, tolong, untuk ongkosnya." Pada saat yang sama, sama sekali tidak masalah siapa orang ini, lebih tinggi atau lebih rendah statusnya. Dia akan selalu menjadi orang yang lewat.
Hanya aturan umum etiket dan perilaku dengan orang asing yang mengatur komunikasi formal fungsional. Mereka menjaga jarak antara lawan bicara dan membawa bagian kesopanan dan kesopanan mereka bahkan dalam percakapan kedua seperti itu.
Aturan dasar komunikasi formal
Seperti disebutkan di atas, aturan adalah dasar dari komunikasi formal. Secara default, diasumsikan bahwa semua peserta dalam percakapan akrab dengan mereka dan mematuhinya secara setara.
Untuk membuat fitur sedikit lebih spesifik, ada beberapa aturan dasar untuk komunikasi formal:
- Jarak … Harus ada jarak fisik dan psikologis antara lawan bicara. Artinya, Anda tidak bisa masuk ke dalam jiwa, bertanya tentang hal-hal pribadi atau pergi ke tingkat komunikasi yang lebih dekat. Percakapan harus mengalir dalam satu arah dan tidak melampaui topik utama. Harus diingat bahwa lawan bicara mungkin tidak nyaman membuka diri selama percakapan formal seperti itu dan ini akan memicu reaksi yang tidak diinginkan atau menimbulkan kesan negatif. Dan ini setidaknya akan merusak citra.
- Pragmatis … Saat melakukan percakapan formal, Anda harus selalu mengingat tujuannya. Anda tidak dapat menyimpang dari topik atau menghindar dari jawaban langsung. Percakapan seperti itu sangat informatif dan mendukung, oleh karena itu harus sesingkat dan pragmatis mungkin. Anda tidak boleh dengan sengaja memperpanjang pembicaraan atau menunjukkan ketidakpedulian.
- Fokus … Untuk komunikasi interpersonal formal, percakapannya satu arah. Artinya, percakapan bergerak ke arah tertentu dan tidak menyentuh topik lain. Sifat komunikasi ditransmisikan dari tujuannya, dan segera setelah tercapai, kebutuhan untuk melanjutkan percakapan menghilang dengan sendirinya.
- Blokade emosional … Komunikasi interpersonal formal tidak mempengaruhi tingkat perasaan. Artinya, orang bahkan tidak mendekati menilai kesan mereka, menganalisis perilaku lawan bicara. Selain itu, tidak ada emosi dalam percakapan, jika Anda tidak memperhitungkan humor kasar profesional atau biaya detik.
Bagaimana beralih dari komunikasi formal ke informal?
Pertama, Anda perlu mencari tahu dan menentukan sendiri mengapa Anda perlu melakukan ini. Dalam beberapa kasus, komunikasi formal dirancang untuk melindungi emosi manusia dari orang-orang dalam profesi yang dipaksa untuk banyak berkomunikasi dengan orang lain. Ini adalah semacam topeng untuk menjaga dunia batin Anda dari orang asing yang bahkan mungkin tanpa sadar menyerbunya. Tetapi dalam beberapa kasus, transisi seperti itu hanya diperlukan. Untuk ini, penting untuk mengamati beberapa aspek:
- timbal balik … Tidak mungkin beralih ke komunikasi informal hanya dari satu sisi. Ini tentu merupakan proses timbal balik, yang disertai dengan persetujuan bersama dan perilaku serta tindakan yang bertujuan. Artinya, lawan bicara juga harus tertarik pada transisi seperti itu, atau setidaknya tidak keberatan.
- Bertahap … Secara alami, tidak mungkin, setelah komunikasi jangka panjang pada tingkat formal, pada satu saat yang tepat untuk mendekati seseorang, menepuk bahu dan berbicara seperti seorang sahabat. Ini membutuhkan waktu, atau mungkin Anda tidak harus mengandalkan hasil seperti itu. Anda harus mulai dengan pertanyaan-pertanyaan kecil bertahap, ungkapan-ungkapan sopan yang setengah sopan santun dan setengah minat yang tulus pada kehidupan orang lain.
- humor … Anehnya, tetapi yang pertama dalam perjalanan ke komunikasi informal akan membantu sikap positif dan kesempatan untuk tertawa bersama. Anda harus mulai dengan momen kerja kecil yang mungkin tampak lucu atau lucu bagi banyak orang. Jika seseorang melakukan kontak dengan bantuan humor, maka tidak diragukan lagi ada peluang untuk menjalin komunikasi informal.
- Prioritas … Banyak orang mungkin tidak menyukai transisi ke informalitas karena risiko kehilangan nilai bisnis dari percakapan. Artinya, jika Anda berkomunikasi dengan seseorang untuk waktu yang lama hanya karena kebutuhan, maka Anda harus mulai dengan cara itu. Anda harus terlebih dahulu mengetahui semua momen dan tujuan kerja untuk komunikasi formal, dan kemudian melanjutkan ke "penyesuaian hubungan".
Apa itu komunikasi formal - tonton videonya:
Baik komunikasi formal maupun informal memiliki area penerapannya sendiri. Mereka berhasil berfungsi sebagai alat untuk interaksi antara orang-orang dari kategori yang berbeda dan melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Komunikasi formal dirancang untuk memecahkan momen sehari-hari dan bekerja dengan orang-orang yang tidak ingin Anda biarkan masuk ke dalam hidup Anda, tetapi Anda masih harus berinteraksi dengan mereka. Ini mewakili etiket dalam tindakan dan bersaksi tentang tingkat pendidikan setiap orang.
